Le mail nous envahit et devient vite chronophage. Nous recevons toujours plus de mail à consulter, trier, lire, ou simplement supprimer. Outre les spams comment faire pour limiter notre consommation de mail ? Il en va de l’initiative de chacun.

Ce qu’on ne dite pas dans un mail

Le mail est il adapté à tous types d’échanges ?

Non ! J’ai déjà parlé de la Nétiqette et des ces règles.

Rappelons quelques règles élémentaires

Fonctionnel

Un email est utile pour informer, régler des relations de coordination, mobiliser ses équipes en direct. Il est efficace, factuel. Il ne dois pas servir à annoncer une décision, seulement l’entériner.

Pas pour les urgences

Pour les vraies urgence, le mail n’est pas adapté : c’est le principe du mail. Il ne faut pas en vouloir à une personne qui n’a pas consulté ses mails. Il faut plutot se remettre en question : pourquoi n’ai je pas pris le téléphone ?

Interprétation

Le mail ne remplace pas le rapport humain, il fausse certains propos délicats, appuyé par la posture ou le ton. Le mail supprime les messages non verbaux. En outre, il laisse se permettre à certains plus de choses qu’il n’en auraient osé de visu.

Ce n’est, par exemple, pas un bon outil de négociation.

Traces

Le mail laisse une trace écrite : il n’est pas confidentiel. Donc il nécessite quelques précautions. La réponse à un mail sensible doit être réfléchie, peut attendre (vive les brouillons) ou pourra être faite par un autre canal au besoin. Raconter des choses personnelles peut être dangereux : à qui mon mail sera-t-il diffusé ? Comment pourra-t-il être utilisé, même dans quelques années, dans un divorce, un procès ?

Destinataire

Tous les destinataires ont-ils besoin de ce message ? Question importante qui évite de méler n’importe qui à la question. une personne sollicité aura sa réponse. Si elle n’a pas voie au chapitre, pourquoi lui faire perdre du temps et la frustrer ?

Il y a aussi la question du repect de la vie privée dans les liste de contacts : n’oublie pas le cci !

Mets à jours tes contact lorsqu’on te donne un nouveau mail pou ne pas envoyer sur l’ancien.

Objet

Un objet précis fait gagner du temps à tout le monde. Il doit faire comprendre de quoi il retourne sans que le destinataire ait à ouvrir le mail. Une mention urgent doit être utilisé à bon escient sous peine d’être ignorée par la suite.

Valeur légale

L’email a le même statut juridique qu’une lettre manuscrite. Même s’il s’agit de correspondance privée, il a valeur de preuve devant la justice. Il peut donc être qualifié comme une infraction s’il contient des propos diffamatoires, s’il dénigre quelqu’un ou incite à la haine raciale.

Vie privée

Personne n’a le droit de fouiller dans la boîte mail d’autrui, et dans le cas d’un compte mail de travail, le dossier personnel est inviolable. Pour autant il vaut mieux ne pas mélanger pro et perso. Un patron ne peut ouvrir la boite mail de travail d’un de ses employé sans lui, la consulter, rédiger des messages en son nom ou autre.

Légalement, tu es propriétaire et maître de tes données personnelles. Il s’agit des loi informatiques et libertés. En vertu de celles ci tu dois pouvoir modifier ou supprimer toutes données te concernant.

Tu as notamment un droit sur toutes les images te représentant, toi et tes enfants et que tu peux traduire en justice toute personnes en utilisant sans ton consentement. Sans aller jusque là tu peux les faire retirer par le publieur indélicat. Cela veut aussi dire que sans consentement écrit, il peut être dangereux de publier des photos représentant un tiers. Par courtoisie, penser à partager avec la personne les photos sur lesquelles il apparait de façon à ce qu’il puisse demander à les retirer si ça ne lui plait pas, particulièrement, encore une fois, pour les enfants.

En théorie une consentement écrit est aussi nécéssaire pour vendre et utiliser chacune de tes données. En réalité ces données une fois sur la toile sont quasi impossible à retirer. Elle sont utilisées et vendues. Cependant la loi et son application se durcit. C’est pour cette raison que l’on reçoit par mail un validation d’inscription. ce qui veut dire aussi que l’achat de liste mail est de plus en plus dangereux.

Les chaîne

Les chaînes de mails sont souvent dangereuses. Elles ne sont pas interdites mais le message ne doit pas contenir d’infraction à la loi (diffamation, escroquerie). La personne qui est à l’origine de la chaîne mais aussi celles qui font suivre le mail sont pénalisables.

Pièce jointe

Vérifie toujours que l’ensemble de tes pièce jointes n’excède pas les 5 Mo sauf si tu sais que la boite mail de ton destinataire peut en contenir plus.

Cryptage

Le cryptage ou chiffrement des données numérique peut être une solution sécurité pour nos écrits mails. Il empèche aux non possesseur de le clé de crypatge de lire le contenu. Ce cryptage se fait via un logiciel installé en plus de la messagerie. Mais ce cryptage n’est rien sans une signature authentifiée. C’est un processus utilisé pour les données très sensible, comme pour les transactions banquaires.

Le destinataire utilise une clé publique associée à la clé privée de l’expéditeur pour vérifier l’origine et l’intégrité du message. C’est ce qu’on appel un cryptage asymétrique.

L’autorité de confiance Thawte peut vous fournir gratuitement des certificats pour email.

Conclusion

C’est la fin de ce module sur la messagerie. Des questions ? N’hésite pas à me les poser en commentaires !